レシート・領収書の保管期間は？正しい整理と捨て方を解説

そもそもレシートと領収書は何が違う？

どちらも「お金を支払った事実」を証明する書類です。領収書は宛名・但し書きが入った正式な書類というイメージがありますが、税務上はレシートでも経費の証拠として十分に有効です。むしろレシートには購入した品目が1点ずつ印字されているため、「何に使ったか」を後から説明しやすいという利点があります。確定申告や経費精算の場面では、無理に領収書を発行してもらわなくても、レシートを保管しておけば問題ないケースがほとんどです。

保管期間は立場によって変わる

レシート・領収書をいつまで保管すべきかは、その人の立場や申告方法によって異なります。代表的なケースを整理すると次のとおりです。

• 会社員（確定申告なし）：法律上の保管義務はありません。ただし医療費控除やふるさと納税などで申告する場合は、その年の領収書を確定申告期限から5年間は手元に残しておくと安心です。
• 個人事業主（青色申告）：原則として帳簿は7年、レシートなどの証憑書類は原則7年（前々年の所得が300万円以下なら5年）の保管が必要です。
• 個人事業主（白色申告）：帳簿は7年、領収書などの書類は5年が目安です。
• 法人：原則7年。欠損金が出た事業年度については最長10年の保管が求められます。

迷ったら「7年」を基準に考えておけば、ほとんどのケースで足ります。古いものから順に処分していくと管理がラクになります。

紙のまま残す？スキャンして捨てる？

レシートは感熱紙が多く、数か月から1年ほどで印字が薄くなって読めなくなることがあります。「保管はしていたのに、いざ見たら真っ白だった」というのは経費管理でよくある失敗です。対策は次の2つです。

• 直射日光・高温を避けて保管する：感熱紙は熱と光に弱いので、封筒やファイルに入れて引き出しで保管します。
• 受け取ったらすぐ撮影・データ化する：スマホで撮影して画像とテキストを残しておけば、紙が色あせても内容は失われません。電子帳簿保存法の要件を満たせば、紙の原本を破棄してデータだけで保管することも可能です。

よくある質問

• 保管期間はいつから数えますか？——購入日からではなく、その年の確定申告期限の翌日から数えるのが基本です。たとえば2026年分の経費のレシートなら、2027年3月の申告期限の翌日から7年（または5年）です。
• 印字が消えてしまったレシートは？——内容が読めなければ証拠としての力はほぼ失われます。気づいた時点で、カード明細や出金伝票など支払いを裏づける別の記録を補っておきましょう。消える前にデータ化しておくのが一番の予防です。
• 捨てるときはそのままでいい？——レシートには購入履歴やカード番号の一部など個人情報が含まれます。シュレッダーにかけるか、個人情報保護スタンプで消してから処分すると安心です。

続けやすいレシート整理の3ステップ

整理が続かない最大の原因は「あとでまとめてやろう」と先送りすることです。受け取ったその場で処理できる仕組みにするのがコツです。

• 受け取ったら即撮影：財布にためず、その日のうちにスマホで1枚撮るだけ。
• 月ごと・用途ごとに分ける：仕事用とプライベート用は必ず分けておくと、確定申告のときに集計がラクです。
• 合計や品目は自動で記録：手入力は続きません。撮影するだけで店名・金額・品目を読み取って記録できる仕組みにすると、手間がほぼゼロになります。

レシーボは、受け取ったレシートをスマホで撮るだけで店名・金額・品目を自動でデータ化し、月別・用途別に整理します。紙がたまる前に片づく習慣をつくることが、保管・確定申告のストレスを減らす一番の近道です。