経費にできるもの・できないもの｜個人事業主の具体例で解説
「このカフェ代は経費？」「服は？」——判断に迷う支出を具体例で整理。線引きの考え方がわかれば、経理の不安が減ります。
経費かどうかの判断基準は「事業との関連性」
ある支出を経費にできるかは、「その支出が事業の売上を生むために必要だったか」で決まります。逆に言えば、事業と関係のないプライベートな支出は経費にできません。グレーに見えるものも、この基準に当てはめて考えると整理できます。
経費にしやすいもの
- 仕事用のPC・ソフト・文房具などの消耗品
- 取引先との打ち合わせ・会食（接待交際費・会議費）
- 仕事に使う書籍・セミナー・スクール代
- 事業用の交通費・出張費
- 事務所の家賃・通信費（自宅兼用なら按分）
判断に迷いやすいもの
- 服・スーツ：原則は私服扱いで経費になりにくい。ただし制服・作業着・撮影衣装など事業専用なら計上できることがあります。
- カフェ代：仕事の打ち合わせや作業に使った分は会議費にできますが、私的な利用は対象外。レシートに用途メモを残すと説明しやすいです。
- スマホ・ネット代：仕事とプライベート両方で使うなら、使用割合に応じて家事按分します。
- 家族との食事：取引先が同席しない私的な飲食は経費になりません。
業種別・経費になりやすい支出の例
| 業種 | 経費の例 |
|---|---|
| ライター・編集者 | 取材の交通費、資料書籍、録音機材、打ち合わせのカフェ代 |
| エンジニア・デザイナー | PC・周辺機器、有料ソフトやクラウド利用料、技術書、勉強会参加費 |
| ハンドメイド・物販 | 材料費、梱包資材、発送費、撮影用の小物・照明 |
| 講師・コーチ | 会場費、教材費、オンライン会議ツールの利用料、移動の交通費 |
同じ支出でも、事業内容によって経費になるかどうかは変わります。「自分の売上とどうつながるか」を説明できるかが軸です。
迷ったときの3つのチェック
- その支出がないと売上に支障が出るか——出るなら経費の可能性が高い。
- 第三者に理由を説明できるか——「なんとなく仕事に良さそう」は弱い。具体的な用途を言えるかどうか。
- プライベートでも使うか——使うなら全額ではなく家事按分を検討する。
よくある質問
- 10万円以上のPCを買ったら？——10万円以上の備品は原則「固定資産」となり、数年に分けて減価償却します。ただし青色申告なら30万円未満まで一括で経費にできる特例があります（年間合計300万円まで）。
- クレジット明細しか残っていない支出は？——支払いの証拠にはなりますが、何を買ったかが残りません。日付・内容のメモを添えて補強しておきましょう。
- 開業前に買ったものは経費にできますか？——事業のための準備にかかった支出は「開業費」として扱える場合があります。開業前のレシートも捨てずに残しておくのが安全です。
グレーな支出は「説明できるか」で考える
税務調査で問われるのは「なぜそれが事業に必要だったか」です。経費として計上するなら、後から理由を説明できる状態にしておくことが大切です。レシートに「○○社と打ち合わせ」などのメモを残し、私的な支出と混ざらないように分けて記録しておきましょう。レシーボなら撮影と同時に勘定科目やメモをつけて記録でき、迷いやすい支出も整理しておけます。
※具体的な可否は事業内容により異なります。判断に迷う場合は税理士にご相談ください。