電子帳簿保存法（スキャナ保存）とは？要件と対応のポイント

電子帳簿保存法の3つの区分

電子帳簿保存法（電帳法）は、帳簿や書類を電子データで保存するためのルールを定めた法律です。大きく3つに分かれます。

• 電子帳簿等保存：会計ソフトなどで最初から電子的に作った帳簿・書類をデータのまま保存する。
• スキャナ保存：紙で受け取った領収書・レシートをスキャン（撮影）してデータで保存し、紙の原本を破棄できる。
• 電子取引：メールやWebでやり取りした請求書・領収書などのデータを、そのまま電子で保存する（紙に印刷して保存するのは原則不可）。

このうち、紙のレシートをためずにすむのが「スキャナ保存」です。

スキャナ保存の主な要件

紙の原本を捨ててデータだけで保存するには、改ざんを防ぎ、後から探せる状態にしておく必要があります。代表的な要件は次のとおりです。

• 入力期間の制限：受領後、おおむね2か月＋7営業日以内にデータ化する。
• 解像度・カラー：一定以上の解像度で、原則カラーで読み取る。
• タイムスタンプ等：訂正・削除の履歴が残る仕組み、または認定タイムスタンプの付与で、いつ・何を保存したかを担保する。
• 検索機能：取引年月日・金額・取引先で検索できるようにしておく。

細かい要件はありますが、要するに「期限内に・きれいに・改ざんできない形で・あとから探せるように」保存する、という4点に集約されます。

対応しないとどうなる？

スキャナ保存は義務ではなく「紙の代わりにデータで保存してよい」という選択肢なので、対応しなくても直ちに罰則があるわけではありません。ただし、メールやWebで受け取った請求書・領収書などの「電子取引」データの電子保存は、原則すべての事業者の義務です。紙とデータの保存ルールが社内でバラバラだと、税務調査の際に証憑を探せない・説明できないことが実害になります。「どの書類を・どこに・どう残すか」を一度決めておくことが、規模を問わず最初の一歩です。

中小企業・現場が現実的に対応するには

大企業向けの高機能システムは高額で、5〜50人規模の現場には過剰なことが多いです。現実的には、次の条件を満たすツールを選ぶのが近道です。

• スマホで撮るだけでデータ化でき、現場の社員が迷わず使える
• 保存日時の記録や訂正・削除履歴が残り、改ざんを防げる
• 日付・金額・取引先で検索できる
• 人数や枚数が増えても費用が膨らみにくい

小さく始める導入3ステップ

• 1. 現状の紙の流れを書き出す：誰がレシートを受け取り、誰が集めて、どこに保管しているかを把握します。対応が必要な書類の量と経路が見えます。
• 2. 1部署・1か月だけ試す：いきなり全社で切り替えず、経費精算の多い部署で「受け取ったら撮影」を試し、運用の引っかかりを洗い出します。
• 3. 社内ルールを1枚にまとめる：撮影の期限・確認する人・紙を破棄するタイミングを明文化します。ルールが共有されていないと、結局紙も残り続けて二度手間になります。

レシーボは、現場で受け取ったレシートをスマホで撮るだけでデータ化し、検索・集計まで一気通貫で扱えることを目指しています。紙の山を抱えずに証憑を整える仕組みづくりの選択肢として活用できます。

※電帳法の要件は改正されることがあります。最新の要件や自社の対応可否は、税理士・所轄税務署にご確認ください。